Toda reunião deve ser claramente registrada para que os envolvidos fiquem alinhados dos propósitos, definições e afazeres, assegurando assim sua efetividade.

A importância da ata de reunião

É comum vermos pessoas se reunindo, gastando horas em discussões de vários assuntos, realizando diversas definições e posteriormente, por falta de uma ata, tudo se desfaz ao vento, como as palavras. Sim, muitas pessoas acreditam que não é preciso anotar pois está tudo na cabeça e será fácil recordar. Pois bem, saiba que a chance de falhar é imensa: os dias se passam, novos assuntos, novas discussões, novas definições e nenhuma memória ou registro para resgate do que ficou acordado. Importante também considerar a ‘oficialização’ de acordos e prazos, comuns em reuniões, para que posteriormente ambas as partes estejam alinhadas.

Várias pessoas reunidas em uma mesa discutindo entre si requisitos

Enfim, inúmeras razões óbvias afirmam a importância das atas. Caso ser um bom profissional é seu objetivo, independentemente de sua área de atuação, nunca deixe de relatar qualquer reunião e posteriormente alinhar as partes envolvidas.

Como criar uma ata de forma efetiva

Independentemente da reunião, alguns itens são essenciais no cabeçalho de uma ata:

  • Data e hora (ou período): itens indispensáveis para a organização
  • Local: facilitará a recordação futura
  • Pauta: descrição resumida do que se trata a reunião, facilitando sua identificação
  • Envolvidos: identificação dos presentes com o nome e quando necessário, organização, cargo, email, telefone e outros dados

É claro que não existe um modelo mágico perfeito para todas as atas. Cada profissional, área ou até mesmo o próprio objetivo da reunião em si pode fazer com que alterações se façam necessárias.

Visando os objetivos principais de uma ata e sua efetividade, utilizo e recomendo a seguinte organização no corpo da ata:

  • Objetivos: toda reunião deve ser preparada e possuir objetivos para se tornar efetiva, trabalhe portanto os itens que deseja executar na reunião e ao longo da mesma, utilize-os para manter o foco dos envolvidos em sua execução - este é o único item que deve estar obrigatoriamente preparado antes da reunião;
  • Acompanhamento: no decorrer da reunião vários assuntos deverão ser discutidos, apresentações realizadas, arquivos e documentos entregues, é portanto importante que todas essas ações sejam registradas - quando possível, de forma cronológica;
  • Definições: muitas reuniões são realizadas com o objetivo de definições, estas também devem estar adequadamente registradas com o intuito de consolidar tais aos envolvidos e, futuramente, servir de memória para resgate de informações;
  • Afazeres: ao longo da reunião, algumas atividades ainda a serem executadas serão levantadas, e, visando a facilidade no expediente, recomenda-se que sejam relatadas separadamente e quando possível, identificando o responsável e prazo por sua execução.

Modelo de ata exemplo

Importante ressaltar que as considerações levantadas neste artigo são resultados puramente de experiências empíricas, isto é, vivenciadas ao longo do dia-a-dia de meu trabalho.

Modelo de ata para download

Facilitando o uso das recomendações feitas no artigo, disponibilizo um modelo de ata a ser utilizado em word e abaixo uma exemplificação de uso da mesma.