Papel sobre a mesa com uma mão segurando e a outra assinando

Lista de presença: suas vantagens, dicas de como fazer e modelo para download

A ata, conforme visto no artigo “Ata de Reunião: como fazer de forma efetiva” é item obrigatório em qualquer reunião, é nela que se reunem todas as informações discutidas, as definições e encaminhamentos realizados durante o ‘evento’. Mas ela não deve estar sozinha, a Lista de Presença ou Registro de Presença (como preferir), é outro item essencial que não deve ser negligenciado.

Vantagens em se utilizar a lista de presença nas reuniões:

Transmite mais seriedade à reunião:

O ato de assinar seu nome em um ‘documento’ faz, muitas vezes até de forma inconsciente, os envolvidos prestarem mais atenção à reunião, dando mais seriedade ao evento e na maioria das vezes, tornando-os mais ativos às discussões. Isso tende a tornar as reuniões mais participativas e consequentemente, mais efetivas.

Facilita a identificação das pessoas:

Principalmente em reuniões que envolvam pessoas quais ainda não sabemos o nome, a lista de presença é um excelente recurso para facilitar sua identificação. Como diz Dale Carnegie: “o nosso nome é uma das palavras mais doces que podemos escutar” e como técnica fundamental de relação interpessoal, chame-as sempre pelo nome.

Aproveite-se portanto deste documento!

(Dica: para facilitar, sempre que tiver a possibilidade, peça aos envolvidos que assinem a lista seguindo uma ordem, da direita para esquerda por exemplo, dessa forma ficará fácil identificá-los e chamá-los pelo nome!)

Comprova a presença dos envolvidos:

Mesmo que sua Ata de Reunião siga boas diretrizes (ver artigo) e contenha o nome de todos os participantes, algumas vezes ela não será o suficiente para comprovar a presença dos envolvidos.

É comum que os mesmos, principalmente ao passar do tempo, esqueçam as tratativas levantadas durante a reunião e contestem tais (até mesmo sua presença).

Com a “Ata de Reunião” bem descrita e a “Lista de Presença” contendo sua assinatura, ficará bem mais fácil você resgatar e comprovar o que foi acordado.

Facilita a comunicação pós-reunião:

A maioria das reuniões, para não se dizer todas, resultam em definições, encaminhamentos e responsáveis, por isso é imprescindível que a comunicação pós-reunião seja efetiva.

Aproveite-se da lista para facilitar a comunicação com os envolvidos uma vez que seus contatos estão presentes na mesma.

Dica: sempre que possível, envie os documentos (Ata da Reunião e Lista de Presença) por e-mail assim que finalizar a reunião. Assim, de maneira formal, todos os envolvidos estarão alinhados, de posse dos documentos gerados e hábeis a darem os expedientes necessários sob suas responsabilidades.

Ok, estou convencido de que a lista de presença é um documento fundamental para as reuniões, mas como fazê-la?

Dicas de como fazer uma lista de presença:

Os itens que compõem uma Lista de Presença variam de acordo com a necessidade e objetivo da reunião, mas alguns itens devem ser considerados ‘obrigatórios’:

  • Data
  • Local
  • Pauta
  • Envolvidos (nome completo, contato e assinatura)

Em meu cenário, trabalhando na área de Tecnologia da Informação (TI) e com diversos clientes, os itens que considero necessários e utilizo para contato são: e-mail e telefone.

Modelo para download:

Faça o download do modelo de Lista de Presença, personalize e a utilize como desejar!

E você? Utiliza Lista de Presença em suas reuniões? Quais itens considera necessários?

24 de março de 2017 - Sem Comentários


Usabilidade: excluir, deletar, apagar, remover ou cancelar?

Um breve estudo sobre o melhor termo que represente a funcionalidade.

Uma das operações básicas de qualquer sistema de informação é a funcionalidade de “excluir” um registro, porém, sua nomenclatura é representada comumente de diversas formas: excluir, deletar, apagar, remover e cancelar.

Afinal, qual a melhor opção?

Entendendo o significado das palavras

Consultando o ‘pai dos burros’, o famoso e cada vez menos utilizado “Dicionário”, percebemos que todas elas são sinônimas, isto é, possuem significados semelhantes e com isso, qualquer uma pode ser empregada para representar a ação.

Aprofundando-se no estudo dos significados e etimologias desses termos, em consideração a sua utilização na terminologia tecnológica (para sistemas de informação), podemos simplificar em 3 grupos de significados diferentes:

  • (1) Excluir, deletar, apagar: fazer desaparecer, sumir, extinguir, suprimir;
  • (2) Remover: mover novamente, transportar de um ponto para outro, colocar fora do caminho, afastar;
  • (3) Cancelar: tornar nulo, sem efeito, sem valor, interromper temporariamente ou definitivamente, suspender;

Verificando o termo utilizado nos principais sistemas

Os sistemas operacionais (SO’s) devem ser considerados os melhores exemplos para definirmos a terminologia adequada, visto que, todos a maioria dos usuários para utilizarem seu sistema farão uso antes de um SO.

Levando-se em conta portanto os SO’s mais utilizados (segundo a Wikipedia), em suas versões mais atuais, temos as seguintes representações:*

Usabilidade: botão excluir registro nos diversos SO's (Windows, Mac OS e Linux)
*as representações da opção “excluir” ao clicar com o botão direito (do mouse) sobre um arquivo em cada Sistema Operacional.

  • Windows: excluir;
  • Linux: mover para a lixeira;
  • Mac OS: mover para o lixo.

Examinando alguns dos mais populares sistemas, temos as seguintes utilizações:

  • Excluir: Microsoft Office, Adobe CC, Facebook, Gmail, Messenger, Instagram, Twitter, YouTube, Google Drive;
  • Apagar: WhatsApp, Messenger;
  • Remover: Facebook, Google Drive;

Fonte de acesso: (1) Web: Facebook, Dropbox, Gmail, WhatsApp, Twitter, YouTube; (2) Mac OS: Microsoft Office, Adobe CC; (3) iOS: Messenger, Instagram;

Aplicações recomendadas

Voltando aos 3 grupos de significados descritos no início do artigo (Entendendo o significado das palavras), seguem as aplicações de uso mais recomendadas para cada:

(1) Excluir, deletar, apagar: quando se deseja que determinado dado deixe de existir no sistema.
Exemplo de uso: excluir um contato telefônico de sua agenda no celular. Após a ação (excluir), o dado não estará mais acessível.

(2) Remover: quando se deseja “mover” o dado do local onde está situado, ainda que o mesmo permaneça a existir (de alguma forma) no sistema;
Exemplo de uso: remover o contato telefônico de um grupo de comunicação no celular. Após a ação, o contato é ‘removido’ do grupo, ou seja, deixa de estar situado no grupo porém o mesmo permanece presente em sua agenda no celular.

(3) Cancelar: quando se deseja que o dado não seja mais válido, isto é, sua existência permanece porém não possui mais validade no sistema;
Exemplo de uso: cancelar pedido realizado em site de compras. Após a execução de cancelamento, o dado (pedido) permanece disponível para acesso/consulta no sistema porém o mesmo não possui mais validade.

Conclusão

Os termos excluir, deletar, apagar, removercancelar são sinônimos, portanto a utilização de qualquer um deles deve atingir seu objetivo, porém, prezando pelas boas práticas de experiência do usuário (UX) e usabilidade, levando-se em conta a etimologia dos termos e padrões de uso, recomendamos a utilização do termo “Excluir” como o mais adequado.

Lembre-se da distinção dos 3 grupos onde excluir, remover e cancelar podem, de forma adequada, representar diferentes ações.

30 de novembro de 2016 - Sem Comentários


Levantamento de requisitos: o primeiro contato com o cliente

O processo de levantamento de requisitos geralmente envolve pessoas (requisitantes) que tiveram poucas ou nenhuma experiência na atividade, é natural que não saibam por onde começar.

Relaxe, isto é absolutamente normal e facilmente solucionável.

Tenha claro em mente: o requisitante ‘inicialmente’ não precisa entender o processo, pelo contrário, ele precisa é ter a clara visão de suas necessidades e os resultados que espera do sistema. O analista de requisitos por sua vez, não precisa ‘inicialmente’ entender as necessidades do requisitante, mas sim dominar técnicas de como transformar essas necessidades e anseios em uma solução viável de sistema.

Essa ‘filosofia’ deve ser compartilhada a todos os envolvidos nas reuniões iniciais, deixando claro os papéis e responsabilidades de cada um.

Este alinhamento com o requisitante na etapa inicial do levantamento de requisitos, em geral, deixa-o mais confortável para expor suas necessidades e mais confiante no processo, uma vez que o analista demonstra domínio da atividade e toma para si a responsabilidade da execução.

Pessoas reunidas para levantamento de requisitos em volta de uma mesa

É fundamental nesta fase inicial do levantamento de requisitos que o analista conheça a maturidade do requisitante quanto a suas necessidades e anseios. Na maioria das vezes, para não dizer sempre, o requisitante ainda não sabe de fato o que realmente precisa, é neste momento que as habilidades de um bom analista se faz fundamental para o alcance do objetivo inicial: maturar as necessidades.

Realize sessões de brainstorm, ouça-o atentamente e colha informações importantes que lhe servirão de subsídio para a evolução do processo.

“As pessoas não sabem o que querem até mostrarmos a elas.” (Steve Jobs)

Uma das características mais admiráveis de um bom analista de requisitos é perceber em meio as entrelinhas, importantes funcionalidades e soluções que o requisitante não tornou explícito, ou muitas vezes, nem imaginava que seria interessante ou necessário.

“Se eu tivesse perguntado às pessoas o que elas queriam, elas teriam dito: cavalos mais velozes.” (Henry Ford)

Concluindo portanto:

  • ouça atentamente;
  • entenda as necessidades;
  • colha detalhes implícitos;
  • compartilhe sentimentos;
  • documente definições;
  • forneça alternativas;
  • traga o inesperado;
  • proponha boas soluções.

Exerça sua responsabilidade com maestria!

30 de agosto de 2016 - Sem Comentários