Homem sorrindo enquanto trabalha em seu computador

6 passos para você manter seu computador organizado e sustentável

Você se perde em meio a tantos arquivos e pastas em seu computador e nunca consegue encontrar de maneira fácil aquele arquivo importante? Esse artigo foi especialmente criado para você!

Manter o computador organizado e sustentável é uma tarefa super simples desde que siga os passos corretos!

1. Reuna todos os arquivos importantes possíveis em uma única pasta raíz

O primeiro passo para a sustentabilidade na organização de seus arquivos é ter uma pasta raiz, qual chamo de repositório, para arquivar todos os seus arquivos importantes. Isso significa ter a segurança de que seus arquivos valiosos estarão organizados, acessíveis e facilmente armazenáveis em cópias de segurança.

Vários ícones representando pastas ligando-se a um ícone central organizado, representando a pasta raíz.

Importante: ter um repositório único não significa necessariamente arquivar todos os arquivos de forma desorganizada dentro de uma mesma pasta. Significa que ter uma pasta raíz que se estratifica em diversas pastas de acordo com sua necessidade de organização.

Mãos a obra:

  • Verifique se você já possui uma pasta raíz, com arquivos somente armazenados por você, se não a possuir, crie-a!

2. Utilize uma estrutura de pastas funcional e confiável

Dentro de sua pasta raíz (repositório), mencionado no item anterior, crie as pastas de acordo com suas necessidades, não faça economias…

Crie uma estrutura de pastas funcional, de forma que a navegação seja facilmente entendível. Com o tempo verá que ficará até divertido encontrar seus arquivos.

Finder (janela) do Mac mostrando a estrutura de pastas robusta e organizada

Mãos à obra:

  • Crie primeiramente as pastas em níveis mais genéricos (não economize)
  • Faça exercícios mentais e mova as pastas que achar necessário para níveis inferiores ou superiores.

3. Mantenha sua área de trabalho limpa

Um dos erros mais comuns e básicos que cometemos é deixar a área de trabalho (mesa ou desktop) carregada de atalhos e arquivos.

Pense: você é mais focado e produtivo quando seu ambiente de trabalho está limpo e organizado, com cada coisa em seus devidos lugares, ou quando está tudo desorganizado, jogado à sua frente? Pois bem, similar à vida real, nossa área de trabalho deve estar limpa e organizada, evitando distrações, nos mantendo focados em nossos objetivos e resultados.

Mesa bagunçada ao lado de uma mesa minimalista e organizada.

Particularmente, trato a área de trabalho como uma “mesa real de trabalho”: deixo somente os arquivos que estou trabalhando naquele momento (quando os mesmos ainda não estão organizados em suas devidas pastas dentro de uma estrutura organizada).

Lembre-se: os aplicativos estão facilmente acessíveis através de recursos do próprio sistema operacional, como o antigo menu “Iniciar” do Windows ou o “Spotlight” do Mac OS. Não precisando portanto estarem dispostos em sua área de trabalho.

Área de trabalho minimalista, sem nenhum atalho ou arquivo

Mãos à obra:

  • Exclua todos os atalhos possíveis
  • Exclua todos os arquivos inúteis
  • Mova todos os arquivos úteis para suas respectivas pastas dentro de seu repositório.

Pronto, sua área de trabalho ficou limpa? Próximo passo…

4. Mantenha seus downloads organizados

Outro erro muito comum é deixarmos nossas pastas de downloads cheia de arquivos que baixamos ao longo dos dias. Esses arquivos ocupam espaço em seu disco, tornam seu computador desorganizado e ainda facilita você se confundir arquivos importantes com arquivos inúteis.

O primeiro passo é criar uma única pasta de downloads, se você ainda não a possui, crie-a e configure todos os aplicativos possíveis para arquivarem os downloads nela.

O segundo passo é mantê-la sempre vazia!

Mãos à obra:

  • Exclua todos os arquivos inúteis
  • Exclua todos os instaladores de aplicativos possíveis*
  • Mova todos os arquivos úteis para suas respectivas pastas dentro de seu repositório

*Com a internet cada vez mais acessível e aplicativos com atualizações frequentes, a ‘antiga’ prática de armazenar os arquivos de instalação se tornaram desnecessárias (para não dizer inúteis).

5. Armazene na nuvem seus arquivos estratégicos

Separe aqueles arquivos mais estratégicos quais precisa acessá-los a qualquer momento e em qualquer lugar e os disponibilize na nuvem. Dessa forma você torna seus documentos facilmente acessíveis no momento que precisa.

Chegou no cinema para comprar o ingresso como estudante (meia-entrada) mas esqueceu sua carteirinha? Já aconteceu com você? Pois é… se seus documentos estiverem na nuvem, isto não é mais um problema!

Mão segurando café e um celular, acessando arquivos na nuvem

Particularmente, digitalizo todos os meus documentos pessoais, de veículos, declarações, certificados (e vários outros) e os armazeno na nuvem. Optei por utilizar o Dropbox pela facilidade de uso no computador, na web e em meus dispositivos móveis, como o celular e tablet.

Mãos à obra:

  • Crie um repositório na nuvem. Recomendo o Dropbox (crie sua conta!)
  • Crie uma estrutura de pastas funcional e confiável (rever item anterior)
  • Armazene seus arquivos estratégicos.

6. Faça backups periodicamente

Este item vem por último mas é tão – ou mais – importante quanto todos! Nada adianta você manter seus arquivos organizados e sustentáveis se não realiza periodicamente uma cópia de segurança.

Muitos acham complexa a atividade de realizar o backup por possuirem arquivos espalhados por todo o computador. Porém, caso esteja utilizando o repositório, como dito no próprio artigo, basta copiar sua pasta raíz para um dispositivo externo (seja um pendrive, HD, DVD ou onde preferir) e pronto!

HD externo ligado ao computador realizando backup

Sugiro que você procure por soluções mais práticas, como o Time Machine (aplicativo nativo do Mac) que basta plugar um HD externo, realizar uma única vez a configuração e pronto! Todas as vezes que o plugar novamente, ele fará backups de forma automática.

Mãos à obra:

  • Não deixe para amanhã, faça seu backup agora mesmo!

E você? Quais as dicas para manter seu computador organizado e sustentável?
Compartilhe com agente, comente, contribua! 😀

26 de abril de 2017 - 1 Comentário


Agile Trends 2017: eu fui! Resenha sobre o evento.

Durante os dias 12 e 13 de abril participei em São Paulo (SP) do Agile Trends 2017, a principal conferência sobre tendências em agilidade do Brasil, reunindo os maiores especialistas e formadores de opinião da área.

Há 4 anos imerso em culturas ágeis onde trabalho, foi o primeiro evento qual participo específico do tema e confesso que estava ansioso para ouvir as experiências ‘do mundo de lá’ e compartilhar as ‘do lado de cá’.

Estávamos em 4 colegas de trabalho, representando a FUNDECC/UFLA. Nos acomodamos no hotel The Landmark (e recomendamos!), com excelente localização e bem próximo ao local do evento, no Centro de Convenções Rebouças. Sou suspeito para falar já que gosto tanto de São Paulo, mas ficamos próximos de excelentes restaurantes e ainda do famoso Pub O’Malley’s (que é claro que não deixamos de beber um chopp gelado por lá).

Na foto, da esquerda para a direita: Vicente Silva, Antônio Couto, Elias Lasmar e eu (Thiago Nascimento).

O evento contou com uma programação extensa e dividida em 4 trilhas por dia, sendo:

  • Agile Coaching
  • Agile em Grandes Empresas
  • Agile UX
  • Comunidade e Early Adopters
  • Cultura, Esquipes e Gestão de Pessoas
  • Data Analytics
  • DevOps
  • Gestão de Produtos

Cada participante tinha a liberdade em escolher e participar das palestras que mais lhe interessavam, de acordo com as trilhas e disponibilidade.

Haviam também dinâmicas como o interessante FishBowl, onde o público participa ativamente das discussões e compartilha conhecimentos e experiências entre todos os presentes.

Das palestras que participei, destaco:

Design e Agile – Esqueceram de combinar com os russos
Palestrantes: Fabrício Dore (McKinsey) e Paola Mouro (McKinsey)

Fabrício Dore e Paola Mouro apresentando Design e Agile

Use e abuse de artefatos visuais (user journeys, roadmaps, flowmap, quem é quem) nas salas de criação e desenvolvimento, eles estimulam a criatividade, facilitam o entendimento e geram melhores resultados.

Envolva todos no objetivo da criação, do cliente ao usuário.

Force o time a chegar a resultados concretos para acelerar o trabalho.

Envolva o designer ao máximo, quando ele acompanha todo o processo de desenvolvimento, os resultados são otimizados.

Trabalhe sempre com bibliotecas de design, desde o primeiro dia do projeto.

Os níveis de maturidade em relação ao envolvimento do time de designer com o time de desenvolvimento:
(1) Throwing grenades: design e desenvolvimento desconexo e desincronizado
(2) Feeding the beast: time de design um passo a frente do time de desenvolvimento
(3) Design facilitations: time de design e time de desenvolvimento conexos e síncronos.

Agile & UX – O despertar da força
Palestrante: Giu Vicente (Softexpert)

Giu Vicente e sua apresentação Agile & UX

User Experience Design precisa abranger todos os aspectos de interação entre um produto e as pessoas (seus usuários).

A mudança para o Agile dentro das organizações significa mudança de cultura, e cultura não se muda da noite para o dia.

Frase de impacto: fail fast, learn faster (falhe rápido, aprenda mais rápido ainda).

Sempre trabalhe com métricas (data-driven), tomar decisões em cima de dados reais (e não suposições) é sempre mais assertivo.

Como gerenciar vários projetos dentro de um time ágil
Palestrante: Leonardo Monteiro (Globosat)

Crie um Product Backlog para a “alta gestão” e realize encontros com os mesmos periodicamente, possibilitando-os de forma visual acompanhar o andamento dos projetos e ainda, decidir – de forma conjunta – as prioridades a serem atacadas.

As prioridades são dadas em razão do “valor vs. complexidade”, sempre alinhadas à visão da organização.

Design Thinking + Agile = Melhores experiências
Palestrante: Gustavo Oliveira (TOTVS)

Os 4 pilares do Design Thinking na TOTVS: (1) Research, (2) Solution Design, (3) Education & Cultura e (4) Visual Guidance.

Não entregue “featurites”, entregue valor! As funcionalidades devem vir em razão dos objetivos do produto e não o contrário!

Design Thinking: interseção entre negócios, tecnologia e pessoas.

Processo do Diamante Duplo:
(1) Pesquisa: aprenda com as pessoas,
(2) Análise: encontre padrões,
(3) Ideação: gere novas ideias,
(4) Prototipação: teste as ideias, colete feedbacks e itere constantemente.

Agile em escala é possível
Palestrante: Rodolfo Linhares (IBM)

Rodolfo Linhares apresentando Agile em escala é possível

Princípios ‘Agile’ da IBM: (1) Clarity over certanty, (2) Innovation for everyone over selected few, (3) Course correct over perfection, (4) Talent density over process density e (5) Empowered teams over command & control.

Autonomia para as equipes estimula a criatividade e maturidade.

Frase: Find the best team and scale!

Desafios e dificuldades na jornada de adoção do ágil em uma organização de grande porte como o Itaú
Palestrante: Edson Portilho (Itaú) e Cecilio Cosac Fraguas (Itaú)

Edson Portilho e Cecilio Cosac apresentando Desafios e dificuldades na jornada de adoção do ágil em uma organização de grande porte como o Itaú

Benefícios de times estáveis: (1) trabalham por um propósito único, (2) times são perenes, (3) projeto é encaminhado ao time.

Identifique as ilhas de talentos, equipes que aplicam métodos de resultados diferentes das demais equipes e resultam em resultados melhores, e multiplique-as a toda organização.

Aprendizados levantados pelos palestrantes: (1) maioria dos casos de sucesso utilizaram-se do conceito de time inteiro, (2) times estáveis possui um propósito único, (3) não é possível ignorar o ambiente, (4) estimule a boa convivência, (5) estimule a liderança e o engajamento, (6) utilize Lean para ajudar nos outros aspectos não cobertos pelo Agile.

No debate ao final da palestra, compartilharam os seguintes insights: (1) não se justifica a utilização de SCRUM em times muito pequenos, exemplo disso é a desmotivação em seguir os ritos e sua inefetividade para tão poucos e (2) não se justifica times muito grandes, eles se tornam pretensiosos e os resultados na maioria das vezes são falhos.

Outros conhecimentos e insights legais:

O que motiva uma pessoa não necessariamente a desmotiva se retirada. E o que a desmotiva, não necessariamente a motiva caso aplicada. Veja mais sobre “A Teoria dos Dois Fatores”, desenvolvida pelo americano Frederick Herzberg, publicada em seu livro “A Motivação para Trabalhar” (The Motivation to Work).

Segundo a discussão, é responsabilidade da organização remover o que “desmotiva” ou torna seus colaboradores “menos produtivos”. Enquanto é responsabilidade do gestor/líder, motivar as pessoas e torná-las mais produtivas.

Um líder deve ‘personalizar’ o seu trabalho para entender as pessoas e saber como motivá-las. E isto é, sem dúvida, um grande desafio!

Comando e controle é ambiente/cultura militar. Provavelmente não funcionará bem em times ágeis!

“Conheça todas as teorias, domine todas as técnicas, mas ao tocar uma alma humana, seja apenas outra alma humana”. (Carl G. Jung)

O momento em que um novo colaborador entra na organização é super importante. Colaboradores em seu primeiro dia de trabalho geralmente estão no seu momento de maior motivação e é o momento em que ele formará sua opinião sobre a empresa. Se ele entra e a casa está desorganizada, os efeitos colaterais podem ser grandes.

Não espere o treinamento da empresa, não espere a motivação da empresa, não espere a ação de seu próximo, não espere… Busque o protagonismo, seja líder, seja o agente de mudança!

Menos “Work Hard” (trabalho duro) e mais “Work Smart” (trabalho esperto / inteligente).

Co-criação é fundamental para o sucesso do projeto!

Não confunda agilidade com velocidade. Não confunda maratona com 100 metros rasos.

Pontos fortes do evento

Pessoas reunidas na abertura do evento.

  • Local: o Centro de Convenções Rebouças além da excelente infra-estrutura, com salas espaçosas e confortáveis, está localizado no coração de São Paulo, na confluência das avenidas Paulista, Rebouças e Dr. Arnaldo, com fácil acesso via metrô, estando a 300m da estação Clínicas.
  • Trilhas: a divisão dos assuntos em trilhas permitiram que os participantes participassem das talks de acordo com seu interesse. Mesmo durante a apresentação, o participante tinha a liberdade em trocar de sala caso optasse por outra trilha.
  • Palestrantes: o evento contou, em sua maioria, com palestrantes experientes e que com boa desenvoltura, levaram conteúdos ricos e apresentações bem elaboradas. Um ponto que todo ‘bom espectador’ anseia!
  • Início do evento com Coffee-break: apesar de termos tomado café no hotel, vi muita gente feliz por chegar no evento e ainda poder ‘fazer uma boquinha’ com os comes e bebes disponíveis! Ainda mais em São Paulo (capital) onde a vida é tão corrida e muita gente precisa sair cedo de casa.

Pontos a serem melhorados do evento

  • Credenciamento: mesmo com um contingente relativamente satisfatório empenhados na organização, o atendimento pode ser melhorado. No primeiro dia de evento, já na entrada formou-se uma fila relativamente grande e com baixa vazão. Eu mesmo precisei passar por 3 pessoas até conseguir efetivar meu credenciamento. (Não seria contraditório para um evento de Agile?)
  • Organização e pontualidade: algumas apresentações, por razões diversas (em principal, organização) não respeitaram o tempo definido e toda a programação começou a ser comprometida: em vários momentos pode-se perceber participantes que ao tentarem trocar de trilha, não conseguiram realizar a entrada em outra (na maioria por questões de lotação) e não receberam uma assistência da organização. É importante deixar registrado que a organização deu maior atenção à questão no segundo dia, melhorando a pontualidade.
  • Evento precedente a um feriado: em razão do feriado na sexta-feira (e por morarmos longe, no interior de MG), vários colegas deixaram de ir e nós, que formos, tivemos de sair mais cedo na quinta-feira a fim de evitar trânsito, o que nos custou abrir mão da Super Keynote (ainda assim levamos boas horas no trânsito até conseguir sair da cidade).
  • Wi-fi: não consegui me conectar às redes encontradas e nem encontrei informações sobre “disponibilidade de Wi-Fi”. Considerando que estávamos em horário comercial e fora do ambiente de trabalho, uma boa conexão à internet para muitos é necessidade. Claro que a rede móvel salva (3G/4G), mas em eventos relacionados à tecnologia, um bom wi-fi é sempre bem-vindo! #ficaadica

Conclusão

Conhecer as experiências de outros profissionais, entender o cenário de outras organizações, partilhar ideias e práticas com pessoas de todos os cantos do Brasil em um único evento é simplesmente fantástico. O Agile Trends 2017 foi um evento que me proporcionou todos esses pontos e valeu muito a participação!

Que venham os próximos…

E você? Foi no Agile Trends? Compartilhe com a gente sua experiência!

18 de abril de 2017 - 1 Comentário


Lista de presença: suas vantagens, dicas de como fazer e modelo para download

A ata, conforme visto no artigo “Ata de Reunião: como fazer de forma efetiva” é item obrigatório em qualquer reunião, é nela que se reunem todas as informações discutidas, as definições e encaminhamentos realizados durante o ‘evento’. Mas ela não deve estar sozinha, a Lista de Presença ou Registro de Presença (como preferir), é outro item essencial que não deve ser negligenciado.

Vantagens em se utilizar a lista de presença nas reuniões:

Transmite mais seriedade à reunião:

O ato de assinar seu nome em um ‘documento’ faz, muitas vezes até de forma inconsciente, os envolvidos prestarem mais atenção à reunião, dando mais seriedade ao evento e na maioria das vezes, tornando-os mais ativos às discussões. Isso tende a tornar as reuniões mais participativas e consequentemente, mais efetivas.

Facilita a identificação das pessoas:

Principalmente em reuniões que envolvam pessoas quais ainda não sabemos o nome, a lista de presença é um excelente recurso para facilitar sua identificação. Como diz Dale Carnegie: “o nosso nome é uma das palavras mais doces que podemos escutar” e como técnica fundamental de relação interpessoal, chame-as sempre pelo nome.

Aproveite-se portanto deste documento!

(Dica: para facilitar, sempre que tiver a possibilidade, peça aos envolvidos que assinem a lista seguindo uma ordem, da direita para esquerda por exemplo, dessa forma ficará fácil identificá-los e chamá-los pelo nome!)

Comprova a presença dos envolvidos:

Mesmo que sua Ata de Reunião siga boas diretrizes (ver artigo) e contenha o nome de todos os participantes, algumas vezes ela não será o suficiente para comprovar a presença dos envolvidos.

É comum que os mesmos, principalmente ao passar do tempo, esqueçam as tratativas levantadas durante a reunião e contestem tais (até mesmo sua presença).

Com a “Ata de Reunião” bem descrita e a “Lista de Presença” contendo sua assinatura, ficará bem mais fácil você resgatar e comprovar o que foi acordado.

Facilita a comunicação pós-reunião:

A maioria das reuniões, para não se dizer todas, resultam em definições, encaminhamentos e responsáveis, por isso é imprescindível que a comunicação pós-reunião seja efetiva.

Aproveite-se da lista para facilitar a comunicação com os envolvidos uma vez que seus contatos estão presentes na mesma.

Dica: sempre que possível, envie os documentos (Ata da Reunião e Lista de Presença) por e-mail assim que finalizar a reunião. Assim, de maneira formal, todos os envolvidos estarão alinhados, de posse dos documentos gerados e hábeis a darem os expedientes necessários sob suas responsabilidades.

Ok, estou convencido de que a lista de presença é um documento fundamental para as reuniões, mas como fazê-la?

Dicas de como fazer uma lista de presença:

Os itens que compõem uma Lista de Presença variam de acordo com a necessidade e objetivo da reunião, mas alguns itens devem ser considerados ‘obrigatórios’:

  • Data
  • Local
  • Pauta
  • Envolvidos (nome completo, contato e assinatura)

Em meu cenário, trabalhando na área de Tecnologia da Informação (TI) e com diversos clientes, os itens que considero necessários e utilizo para contato são: e-mail e telefone.

Modelo para download:

Faça o download do modelo de Lista de Presença, personalize e a utilize como desejar!

E você? Utiliza Lista de Presença em suas reuniões? Quais itens considera necessários?

24 de março de 2017 - 2 Comentários