3 recursos simples para gerenciar e-mails de forma mais eficiente
Sou um aficcionado por produtividade e quando o assunto é e-mail, passei um longo período da vida tentando diversas metodologias até encontrar recursos simples que me peritem gerenciar e-mails de forma rápida e eficiente!
1. Ative o avanço automático de e-mails
Eu tinha o mal hábito de escolher qual e-mail ler e isso fazia com que algumas mensagens importantes ficassem sem leitura ou ação.
Não bastando, após a escolha e leitura de uma determinada mensagem, ao ser redirecinado à caixa de entrada, esse ‘poder de escolha’ era novamente reproduzido, demandando ainda mais energia e tempo para uma nova decisão: qual o próximo e-mail a ser lido?
Com o objetivo de reduzir a necessidade de tomada de decisões que agregam pouco valor ou nenhum (caminho da felicidade e produtividade), definir que a próxima mensagem deverá ser exibida assim que a leitura e ação de um e-mail for finalizado é uma prática libertadora!
Em minha experiência de uso, definir que a mensagem mais nova deva ser exibida após a ação se mostrou o caminho mais efetivo. Sendo assim, ao iniciar o acompanhamento dos e-mails daquele dia, visualizo a mensagem mais antiga da caixa e executo as ações.
Pode até soar contra-intuitivo em primeiro momento, mas há uma razão lógica e prática: acessar o e-mail por ordem de chegada, isto é, aquele que lhe enviou a mais tempo terá minha leitura e ação primeiro.
2. Utilize categorias simples em seus e-mails
Qualquer e-mail possui fundamentalmente 5 possíveis ações:
- Aguardando ação: e-mail que depende de minha ação;
- Aguardando resposta: e-mail que depende da ação de um terceiro;
- Ler depois: e-mail que deverá ser lido depois;
- Armazenar: e-mail visto e que terá importância futuramente;
- Excluir: e-mail visto e que não terá importância futuramente.
Para organizá-las, precisaremos criar somente 3 categorias, simples assim:
- Aguardando ação
- Aguardando resposta
- Ler depois
Saiba como adicionar ou remover categorias no Gmail e no Outlook.
As ações de armazenar e excluir não precisam de categorias, visto que a estrutura dos próprios gerenciadores de e-mails já as contemplam.
3. Utilize atalhos e execute ações de forma extremamente rápida
Boas interfaces tornam as ações fáceis de serem realizadas. No entanto, os atalhos lhe permitem ainda mais eficiência quando o assunto é tempo de execução.
Confira todos os atalhos do Gmail e do Outlook.
Aproveite-se portanto dos atalhos e perceberá que sua caixa de entrada estará vazia e organizada em poucos minutos!
O hábito saudável de manter sua caixa de entrada vazia e e-mails categorizados
Gerenciar e-mails de forma eficiente vai muito além de uma prática desejada, é uma questão de saúde!
Uma caixa de entrada vazia lhe minimiza o sentimento de sobrecarga e estresse, sabendo que todos foram repassados.
E, por fim, e-mails devidamente categorizados lhe permitirá executar as ações em seu devido tempo, cabendo executar aqueles marcados como aguardando ação, acompanhar periodicamente à aqueles aguardando repostas, ler os categorizados para ler depois. E mais, com a tranquilidade em saber que informações importantes que não carecem de ação estão devidamente armazenadas.
Simples recursos que o auxiliará a manter-se no caminho certo: focado, produtivo e eficiente.
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