Lista de presença: suas vantagens, dicas de como fazer e modelo para download
A ata, conforme visto no artigo “Ata de Reunião: como fazer de forma efetiva” é item obrigatório em qualquer reunião, é nela que se reunem todas as informações discutidas, as definições e encaminhamentos realizados durante o ‘evento’. Mas ela não deve estar sozinha, a Lista de Presença ou Registro de Presença (como preferir), é outro item essencial que não deve ser negligenciado.
Vantagens em se utilizar a lista de presença nas reuniões:
Transmite mais seriedade à reunião:
O ato de assinar seu nome em um ‘documento’ faz, muitas vezes até de forma inconsciente, os envolvidos prestarem mais atenção à reunião, dando mais seriedade ao evento e na maioria das vezes, tornando-os mais ativos às discussões. Isso tende a tornar as reuniões mais participativas e consequentemente, mais efetivas.
Facilita a identificação das pessoas:
Principalmente em reuniões que envolvam pessoas quais ainda não sabemos o nome, a lista de presença é um excelente recurso para facilitar sua identificação. Como diz Dale Carnegie: “o nosso nome é uma das palavras mais doces que podemos escutar” e como técnica fundamental de relação interpessoal, chame-as sempre pelo nome.
Aproveite-se portanto deste documento!
(Dica: para facilitar, sempre que tiver a possibilidade, peça aos envolvidos que assinem a lista seguindo uma ordem, da direita para esquerda por exemplo, dessa forma ficará fácil identificá-los e chamá-los pelo nome!)
Comprova a presença dos envolvidos:
Mesmo que sua Ata de Reunião siga boas diretrizes (ver artigo) e contenha o nome de todos os participantes, algumas vezes ela não será o suficiente para comprovar a presença dos envolvidos.
É comum que os mesmos, principalmente ao passar do tempo, esqueçam as tratativas levantadas durante a reunião e contestem tais (até mesmo sua presença).
Com a “Ata de Reunião” bem descrita e a “Lista de Presença” contendo sua assinatura, ficará bem mais fácil você resgatar e comprovar o que foi acordado.
Facilita a comunicação pós-reunião:
A maioria das reuniões, para não se dizer todas, resultam em definições, encaminhamentos e responsáveis, por isso é imprescindível que a comunicação pós-reunião seja efetiva.
Aproveite-se da lista para facilitar a comunicação com os envolvidos uma vez que seus contatos estão presentes na mesma.
Dica: sempre que possível, envie os documentos (Ata da Reunião e Lista de Presença) por e-mail assim que finalizar a reunião. Assim, de maneira formal, todos os envolvidos estarão alinhados, de posse dos documentos gerados e hábeis a darem os expedientes necessários sob suas responsabilidades.
Ok, estou convencido de que a lista de presença é um documento fundamental para as reuniões, mas como fazê-la?
Dicas de como fazer uma lista de presença:
Os itens que compõem uma Lista de Presença variam de acordo com a necessidade e objetivo da reunião, mas alguns itens devem ser considerados ‘obrigatórios’:
- Data
- Local
- Pauta
- Envolvidos (nome completo, contato e assinatura)
Em meu cenário, trabalhando na área de Tecnologia da Informação (TI) e com diversos clientes, os itens que considero necessários e utilizo para contato são: e-mail e telefone.
Modelo para download:
Faça o download do modelo de Lista de Presença, personalize e a utilize como desejar!
E você? Utiliza Lista de Presença em suas reuniões? Quais itens considera necessários?
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