A ata, conforme visto no artigo “Ata de Reunião: como fazer de forma efetiva" é item obrigatório em qualquer reunião, é nela que se reunem todas as informações discutidas, as definições e encaminhamentos realizados durante o ‘evento’. Mas ela não deve estar sozinha, a Lista de Presença ou Registro de Presença (como preferir), é outro item essencial que não deve ser negligenciado.

Vantagens em se utilizar a lista de presença nas reuniões:

Transmite mais seriedade à reunião:

O ato de assinar seu nome em um ‘documento’ faz, muitas vezes até de forma inconsciente, os envolvidos prestarem mais atenção à reunião, dando mais seriedade ao evento e na maioria das vezes, tornando-os mais ativos às discussões. Isso tende a tornar as reuniões mais participativas e consequentemente, mais efetivas.

Facilita a identificação das pessoas:

Principalmente em reuniões que envolvam pessoas quais ainda não sabemos o nome, a lista de presença é um excelente recurso para facilitar sua identificação. Como diz Dale Carnegie: “o nosso nome é uma das palavras mais doces que podemos escutar” e como técnica fundamental de relação interpessoal, chame-as sempre pelo nome.

Aproveite-se portanto deste documento!

(Dica: para facilitar, sempre que tiver a possibilidade, peça aos envolvidos que assinem a lista seguindo uma ordem, da direita para esquerda por exemplo, dessa forma ficará fácil identificá-los e chamá-los pelo nome!)

Comprova a presença dos envolvidos:

Mesmo que sua Ata de Reunião siga boas diretrizes (ver artigo) e contenha o nome de todos os participantes, algumas vezes ela não será o suficiente para comprovar a presença dos envolvidos.

É comum que os mesmos, principalmente ao passar do tempo, esqueçam as tratativas levantadas durante a reunião e contestem tais (até mesmo sua presença).

Com a "Ata de Reunião” bem descrita e a "Lista de Presença” contendo sua assinatura, ficará bem mais fácil você resgatar e comprovar o que foi acordado.

Facilita a comunicação pós-reunião:

A maioria das reuniões, para não se dizer todas, resultam em definições, encaminhamentos e responsáveis, por isso é imprescindível que a comunicação pós-reunião seja efetiva.

Aproveite-se da lista para facilitar a comunicação com os envolvidos uma vez que seus contatos estão presentes na mesma.

Dica: sempre que possível, envie os documentos (Ata da Reunião e Lista de Presença) por e-mail assim que finalizar a reunião. Assim, de maneira formal, todos os envolvidos estarão alinhados, de posse dos documentos gerados e hábeis a darem os expedientes necessários sob suas responsabilidades.

Ok, estou convencido de que a lista de presença é um documento fundamental para as reuniões, mas como fazê-la?

Dicas de como fazer uma lista de presença:

Os itens que compõem uma Lista de Presença variam de acordo com a necessidade e objetivo da reunião, mas alguns itens devem ser considerados ‘obrigatórios’:

  • Data
  • Local
  • Pauta
  • Envolvidos (nome completo, contato e assinatura)

Em meu cenário, trabalhando na área de Tecnologia da Informação (TI) e com diversos clientes, os itens que considero necessários e utilizo para contato são: e-mail e telefone.

Modelo para download:

Faça o download do modelo de Lista de Presença, personalize e a utilize como desejar!

E você? Utiliza Lista de Presença em suas reuniões? Quais itens considera necessários?