Em 2016 escrevi o artigo Ata de reunião: como fazer de forma efetiva. De lá para cá, muita água rolou e com isso, diversas experiências e aprendizados que me permitiram evoluir a forma de pensar.

Pela relevância do assunto somado ao fato da publicação anterior permanecer entre as mais lidas aqui do site (thiagonasc.com), resolvi criar este novo artigo, expondo meu ponto de vista atualizado e uma forma que considero ainda mais efetiva e ágil de se criar atas de reuniões.

Nem toda reunião precisa ser registrada

Por muito tempo anotei cada detalhe de absolutamente todas as reuniões que participava. Era como um vício (talvez realmente fosse, rs).

Foram úteis em diversos momentos, bastava alguém perguntar algo a respeito que em poucos segundos eu dizia o que foi conversado, quem disse, em qual momento e até local.

Momento descontraído de quatro pessoas com vestes de trabalho, reunidas em volta de uma mesa com computadores, cadernos, canetas e acessórios. Foto de fauxels no Pexels.

Obs: muito recentemente, me reuni com um potencial novo cliente onde seu nome me soou familiar. Uma rápida busca nas atas e me asseguro que já havíamos nos reunido em outra ocasião, 2 anos antes. Aproveitei o momento e citei até os demais envolvidos daquela reunião, chega a ser nostálgico.

Parece fantástico, não?

Nem tanto! Com o passar do tempo, constatei que a grande maioria das atas não eram revistas e as poucas que foram, apenas alguns trechos se mantiveram realmente úteis.

Posso dizer, em referência ao Princípio de Paretto, que 20% das anotações traziam 80% do real valor a que se propunham. Percebi que as atas mais me ocupavam do que necessariamente me tornavam produtivo.

Certo disso, passei a enxergar as atas por uma nova perspectiva.
E posso dizer, tem sido libertador!

Quando criar uma ata de reunião

Aqui está o maior desafio: entender o real valor da ata de reunião para então criá-la caso necessária.

Parece óbvio, não? Todavia, explicarei em mais detalhes…

Aprendi com o tempo que discussões importantes, ausência de membros em reuniões ou mesmo deliberações relevantes, por si só, não tornam necessária a criação de uma ata.

Por vezes senti necessário guardar pontos relevantes de uma discussão, por vezes organizei tarefas a serem realizadas, por vezes guardei o histórico de definições e deliberações… e o nome disso é anotação, simples assim. Para estas, inclusive, apelido de “memória” (de reunião), tendo-as muito mais como uma evidência do que necessariamente um artefato documental do projeto.

Não crie um documento formal, nem mesmo a necessidade dele para algo que não gere real valor.

Outra perspectiva interessante é se colocar na posição do cliente. Caso você não tenha contratado alguém específicamente para criar atas de reuniões, elas são somente meio do trabalho. Com isso, o que realmente importa não são atas mas sim o produto ou serviço final, isto sim é real valor.

Neste aspecto, é comum profissionais pensarem: mas meu cliente me pede algo e quando entrego, ele diz que não era exatamente aquilo.

Reflita: a ata de reunião resolverá a questão ou só aumentará o problema?

Entenda que formalizações, em geral, não suprem uma comunicação inefetiva nem menos o anseio por produtos e serviços melhores.

Mantenha portanto seu cliente o mais próximo e atualizado possível, com uma comunicação clara e efetiva. Assim, formalizações serão utilizadas somente quando realmente importa.

Anotando o que realmente importa

Interessante perceber que o modelo proposto no artigo anterior ainda se mantém útil e atualizado. Ainda hoje, quando preciso realmente criar uma ata de reunião, mantenho uma estrutura semelhante, porém, com a diferença de me esforçar ao máximo para anotar somente o que realmente importa.

Mulher digitando em um computador sobre a mesa e ao lado, uma xícara de chá e um caderno de anotações aberto com uma caneta sobreposta. Foto de Startup Stock Photos no Pexels.

Formatação simples: o valor da ata está em seu conteúdo, não em sua formatação. Portanto, demande tempo na escrita e utilize recursos simples para mantê-la organizada e agradável.

Poder de síntese: a arte de dizer mais com menos. Transcrever o que foi dito não é valor, é dispêndio de tempo. Ao invés de: após discussões do grupo, ficou definido que o Thiago deverá se reunir com o cliente para organizarem as agendas da próxima semana. Utilize: [ ] Thiago - organizar agendas com cliente.

Mantenha a ata visível durante a reunião: assim a responsabilidade fica mais compartilhada entre todos participantes, reduzindo efetivamente os riscos de itens importantes não serem listados ou mesmo alguma escrita que fique incorreta ou inefetiva.

Envie ao final da reunião e dê abertura para contribuições: quanto maior o tempo entre a reunião e o envio da ata, maior a margem para que ela não seja utilizada. Além disso, a abertura a todos os participantes para contribuições é fundamental, incluindo atualizações necessárias.

Modelos de ata de reunião (atualizados)

Modelo de ata de reunião criada no aplicativo Notion, com pauta, data, local, presentes, objetivos, acompanhamentos, definições e encaminhamentos.

Esta é uma atualização do artigo: Ata de reunião: como fazer de forma efetiva, publicada em 19 de janeiro de 2016.